Mit nevezünk valójában céges e-mailezésnek?

0
179
cég levelezés

Az e-mail korunk egyik meghatározó kommunikációs formája. A statisztikák szerint 2021-ben már több mint 4 milliárd ember kommunikált e-mailben a mindennapok során, így nem meglepő, hogy – különösen a Covid-járvány óta – a hivatalos ügyintézésben is egyre nagyobb szerepet kap.

Ezért is nagyon fontos, hogy egy jól működő és komoly vállalkozás rendelkezzen megfelelő céges e-mail címmel, illetve átlátható kommunikációs struktúrával. Hogy miért fontos mindez és mit nevezünk valójában céges e-mailezésnek 2023-ban?

Mi az a céges e-mail cím és a céges e-mailezés?

Ha röviden kellene összefoglalnunk a választ erre a kérdésre, akkor azt mondanánk, hogy vállalkozásunk sikerének egyik kulcsa, hogy rendelkezzünk saját céges e-mail címmel. Sokkal komolyabb hatást kelt és nagyobb bizalmat ébreszt ugyanis az ügyfelekben, mint valamelyik ingyenes e-mail kliens használata.

Céges e-mailezésnek nevezzük azt az írásos kommunikációs formát, amikor mind vállalkozásunk belső levelezését, mind az ügyfelekkel történő külső kapcsolattartást egy üzleti-, és nem magáncélra kialakított e-mail címről bonyolítjuk.

A magáncélú- és üzleti e-mail címeket a legkönnyebben a domain név alapján lehet megkülönböztetni egymástól. A @ után ilyenkor jellemzően nem valamelyik szolgáltató (például Gmail) nevét látjuk, hanem saját vállalkozásunk domain címét.

Mi kell ahhoz, hogy céges e-mail címünk legyen?

Ha már van saját vállalkozásunk, akkor mindössze három dologra lesz szükségünk ahhoz, hogy céges e-mail címeket tudjunk generálni.

  1. Az első és legfontosabb, hogy legyen egy domain nevünk. A domain a legtöbbször leendő vagy már meglévő weboldalunk elérési útját jelöli, ami általában saját vállalkozásunk neve lesz. Érdemes megfelelőt választani, hiszen ez tűnik majd fel az e-mail címben is.
  2. A levelezés bonyolításához elengedhetetlen mindemellett egy webtárhely. Ennek a mérete dinamikus, azaz tevékenységünkhöz igazítható. Egy egyszerű portfólió oldal és egy kisebb vállalkozás levelezésének kiszolgálásához már egy 10-15 GB-os webtárhely is elegendő lehet.
  3. Végül, de nem utolsó sorban szükségünk van még a céges e-mailezéshez egy megfelelő rendszerre, ami ezt az egészet összefogja. A legtöbb webtárhelyhez automatikusan jár majd e-mail rendszer is, így ez a lépés a legtöbb esetben kihagyható a képletből.

Milyen előnyei vannak a céges e-mail címnek?

Professzionális hatást ad vállalkozásunknak

Az egyik legnagyobb előny, amit egy céges e-mail cím adhat, az a professzionális hatás, a bizalom az ügyfelek részéről a vállalkozás számára. Mindenki szívesebben ír egy olyan e-mail címre, mely látszólag is közvetlenül kapcsolódik az adott szolgáltatóhoz.

Teljes kontroll a levelezés felett

Nem elhanyagolható, hogy az ingyenes szolgáltatóknál csak bérlők vagyunk, így kényük-kedvük szerint bánhatnak velünk. Ezzel szemben saját webtárhelyünkön, saját céges e-mailezésünkben teljes kontrollt kapunk a levelezés felett, ami rengeteg pozitív tulajdonsággal jár.

Adatvédelmi szempontból is előnyös

Manapság különösen sokszor hallani az adatvédelemről. Egy ingyenes e-mail szolgáltató esetén ez óriási biztonsági kockázatot jelent még egy kisebb vállalkozásnál is. A saját céges levelezés esetében azonban ettől sem kell tartanunk, hiszen a vállalati levelezésbe csak és kizárólag mi nézhetünk bele, külsős szolgáltatók nem.

Segít a brandépítésben is

Mivel a céges e-mail címeken megjelenik saját vállalkozásunk és márkánk neve, ezért ez jelentős mértékben hozzájárul a brandépítéshez. Minél több helyen tűnik fel, minél többen látják, annál jobban segít építeni vállalkozásunkat.

 

Fotók: https://www.pexels.com/photo/man-in-blue-and-white-checkered-dress-shirt-using-silver-macbook-6214832/