Az e-mail korunk egyik meghatározó kommunikációs formája. A statisztikák szerint 2021-ben már több mint 4 milliárd ember kommunikált e-mailben a mindennapok során, így nem meglepő, hogy – különösen a Covid-járvány óta – a hivatalos ügyintézésben is egyre nagyobb szerepet kap.
Ezért is nagyon fontos, hogy egy jól működő és komoly vállalkozás rendelkezzen megfelelő céges e-mail címmel, illetve átlátható kommunikációs struktúrával. Hogy miért fontos mindez és mit nevezünk valójában céges e-mailezésnek 2023-ban?
Mi az a céges e-mail cím és a céges e-mailezés?
Ha röviden kellene összefoglalnunk a választ erre a kérdésre, akkor azt mondanánk, hogy vállalkozásunk sikerének egyik kulcsa, hogy rendelkezzünk saját céges e-mail címmel. Sokkal komolyabb hatást kelt és nagyobb bizalmat ébreszt ugyanis az ügyfelekben, mint valamelyik ingyenes e-mail kliens használata.
Céges e-mailezésnek nevezzük azt az írásos kommunikációs formát, amikor mind vállalkozásunk belső levelezését, mind az ügyfelekkel történő külső kapcsolattartást egy üzleti-, és nem magáncélra kialakított e-mail címről bonyolítjuk.
A magáncélú- és üzleti e-mail címeket a legkönnyebben a domain név alapján lehet megkülönböztetni egymástól. A @ után ilyenkor jellemzően nem valamelyik szolgáltató (például Gmail) nevét látjuk, hanem saját vállalkozásunk domain címét.
Mi kell ahhoz, hogy céges e-mail címünk legyen?
Ha már van saját vállalkozásunk, akkor mindössze három dologra lesz szükségünk ahhoz, hogy céges e-mail címeket tudjunk generálni.
- Az első és legfontosabb, hogy legyen egy domain nevünk. A domain a legtöbbször leendő vagy már meglévő weboldalunk elérési útját jelöli, ami általában saját vállalkozásunk neve lesz. Érdemes megfelelőt választani, hiszen ez tűnik majd fel az e-mail címben is.
- A levelezés bonyolításához elengedhetetlen mindemellett egy webtárhely. Ennek a mérete dinamikus, azaz tevékenységünkhöz igazítható. Egy egyszerű portfólió oldal és egy kisebb vállalkozás levelezésének kiszolgálásához már egy 10-15 GB-os webtárhely is elegendő lehet.
- Végül, de nem utolsó sorban szükségünk van még a céges e-mailezéshez egy megfelelő rendszerre, ami ezt az egészet összefogja. A legtöbb webtárhelyhez automatikusan jár majd e-mail rendszer is, így ez a lépés a legtöbb esetben kihagyható a képletből.
Milyen előnyei vannak a céges e-mail címnek?
Professzionális hatást ad vállalkozásunknak
Az egyik legnagyobb előny, amit egy céges e-mail cím adhat, az a professzionális hatás, a bizalom az ügyfelek részéről a vállalkozás számára. Mindenki szívesebben ír egy olyan e-mail címre, mely látszólag is közvetlenül kapcsolódik az adott szolgáltatóhoz.
Teljes kontroll a levelezés felett
Nem elhanyagolható, hogy az ingyenes szolgáltatóknál csak bérlők vagyunk, így kényük-kedvük szerint bánhatnak velünk. Ezzel szemben saját webtárhelyünkön, saját céges e-mailezésünkben teljes kontrollt kapunk a levelezés felett, ami rengeteg pozitív tulajdonsággal jár.
Adatvédelmi szempontból is előnyös
Manapság különösen sokszor hallani az adatvédelemről. Egy ingyenes e-mail szolgáltató esetén ez óriási biztonsági kockázatot jelent még egy kisebb vállalkozásnál is. A saját céges levelezés esetében azonban ettől sem kell tartanunk, hiszen a vállalati levelezésbe csak és kizárólag mi nézhetünk bele, külsős szolgáltatók nem.
Segít a brandépítésben is
Mivel a céges e-mail címeken megjelenik saját vállalkozásunk és márkánk neve, ezért ez jelentős mértékben hozzájárul a brandépítéshez. Minél több helyen tűnik fel, minél többen látják, annál jobban segít építeni vállalkozásunkat.
Fotók: https://www.pexels.com/photo/man-in-blue-and-white-checkered-dress-shirt-using-silver-macbook-6214832/
