Úgy tűnik nagyon divatos dolog így új év kezdetekor GTD témába vágni a billentyűzetünket. Hiszen mi is lehetne alkalmasabb idő arra, hogy rendszerezzük életünket. Nyilván könyveket lehetne írni GTD-ről (várj csak, hiszen írtak is), így itt nem bocsátkozunk ennek kivesézésébe. Eredetileg éppen ez volt a problémám az egész rendszeresdivel. Túl bonyolult volt számomra ahhoz, hogy ne álljon az utamba.
GTD helyett maradt hát az egyszerű todo lista és egyes projektekhez Basecamp. Év vége felé azonban elkezdtem jobb megoldás után nézni, így megváltásként jött Gina Trapani Simplified GTD cikke a lifehackeren. Az általa leírt módszert egyszerűségének köszönhetően már első olvasáskor magaménak tudtam érezni. Ajánlom, hogy nézzétek meg a cikket, és érdemes a hivatkozott további lifehackeres cikkeket is elolvasni, amelyek hasznos tippeket adnak megvalósítható teendők kitalálásához és az emailek kezeléséhez is.
Röviden a módszer lényege, hogy a David Allan féle GTD-ből elhagy minden maszlagot, meg amúgy is átülteti az egészet a digitális világba. Három listát kell ehhez használnod: TODO listát, projekt listát és a lehetőségek listáját.
A TODO lista minden projektből/kontextusból a következő teendőket tartalmazza. Tehát projektenként egy teendőt. Fontos, hogy minden teendő felszólító módban legyen, és atomi cselekvést írjon le. Tehát az nem jó, hogy „vegyél lakást”, hanem mondjuk „keress jó ingatlanügynökséget”, és ami még utána jön.
A projekt lista tartalmaz minden folyamatban lévő projektet, mind szakmait mind személyeseket. Minden egyes projektnél érdemes felsorolni a fontosabb teendőket (itt lehet akár az összeset, ami eszünkbe jut, csak ne vesszünk el közöttük). Ha a TODO listánkról elvégeztünk egy teendőt, akkor innen kerül át az adott projekthez tartozó következő tevékenység. Sokan a hierarchikus TODO listákra esküsznek, de szerintem az feleslegesen bonyolítja a dolgokat. A projekt lista esetében viszont fontos a strukturáltság. Nálam például, ha egy projektnek több különböző párhuzamosan haladó szála van, akkor azokat a projekten belül külön vezetem.
A lehetőségek listája hasonlít a projekt listához, azzal a nagy különbséggel, hogy ide minden olyan projekt és „teendő” kerül, amivel jelenleg nem tudunk foglalkozni. Én például ide írtam fel egy szép hosszú könyv listát, amit évek óta el akarok olvasni, és ide kerültek azok az „egy délutános” projektek is, amikre még nem jutott egy délutánom.
Fontos része még a rendszernek a heti áttekintés. Ez egy fél órás meeting magaddal, amikor végignézed a teendőket és a projekteket. Kidobod, ami már nem érdekes és újakat veszel fel. Itt tudod rendszerezni a dolgokat.
Szintén fontos eleme a rendszernek az emailek kezelése is, mivel a legtöbb teendőt általában emailen kapjuk. (Amit meg nem, azt meg elküldjük magunknak.) Az erre használható Trusted Trio módszerrel foglalkozott a Lifehacker is, és mi is tervezzük, hogy visszatérünk rá.
Eszköz szempontjából rengeteg választási lehetőségünk van. A hüvelykujj ökölszabály, hogy olyan eszközt válasszunk, ami nem áll az utunkba. Ne legyen pilótavizsgás, csak ha pilóták vagyunk. Nekem a TODO listához a GMailbe integrált Remember The Milk jött be, megtoldva egy Quicksilver pluginnel. A másik két lista vezetéséhez OmniOutlinert használok, és a két fájl az asztalomon hever.
