Az ERP-rendszerek bevezetése napjainkban egyre népszerűbbé válik, nem csoda, hiszen minden téren hasznos, beleértve a beszerzési folyamatokat is. Az ilyen rendszerek integrált megoldásokat kínálnak, amelyek hatékonyabbá, átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé teszik a vállalatok működését.
A legtöbb ügyviteli rendszer, pl. a Tharanis ERP is képes a beszerzés folyamatait nyomon követni, segítve ezzel a kimenő megrendelések kezelését, és a beérkezett áru készletre vételezését. Nézzük meg részletesen az alábbi cikkben, hogy miért is válunk általa hatékonyabbá.
Kimenő megrendelések kezelése és nyomon követése
A kimenő megrendelések kezelése és nyomon követése során gyakran akadályokba ütközhetünk, főként igaz ez, ha nagy mennyiségű megrendeléssel van dolgunk. Egy bizonyos szintig kezelhető ez a helyzet adatbázisok használatával is, azonban van erre már sokkal hatékonyabb módszer.
Az ERP-rendszer ebben nyújt nagy segítséget azáltal, hogy centralizálja a megrendeléseket, és lehetővé teszi azok hatékony nyomon követését. Ezáltal a beszerzési osztály minden szükséges információt egy helyen talál meg, legyen szó a beszállítók adatairól, a rendelt termékek mennyiségéről vagy a szállítási határidőkről.
Sokszor fejtörést okoz, hogy mikor mennyit érdemes rendelni egy-egy termékből. A legtöbb ügyviteli rendszer megrendelés funkciója intelligens rendelési javaslatokat tesz. A meglévő készlet és az adott időszak fogyási statisztikái alapján gyakorlatilag kiszámolja Ön helyett a megrendelni szükséges mennyiségeket. Önnek csak le kell ellenőrizni és jóváhagyni.
Árubeérkezés és készletre vétel
Az áru beérkezésekor az ERP-rendszer lehetővé teszi a termékek egyszerű és pontos készletre vételét. A rendszer az áru beérkezésével egy időben frissíti a készletinformációkat, így mindig pontos képet ad a rendelkezésre álló árutartalékról. Így garantált, hogy nem lesz készlethiány miatti kiesés.
Amikor az áru beérkezik, az ERP-rendszer automatikusan összeveti a beérkezett mennyiséget a megrendeléssel, és jelzi az esetleges eltéréseket. Így könnyedén nyomon követhetők a hibák, és gyorsan intézkedhet a szükséges korrekciókról. Ez a funkció jelentősen csökkenti az adminisztratív terheket, és minimálisra csökkenti a hibalehetőségeket a készletre vétel során.
Javaslatok és előrejelzések
Az ERP-rendszer nemcsak a jelenlegi készletet tartja nyilván, hanem képes előrejelzéseket is készíteni a jövőbeni beszerzési igényekről. A rendszer figyeli a készletek mozgását, elemzi a termékek fogyását, és javaslatokat tesz a következő megrendelések időzítésére és mennyiségére. Ezzel egy stabil, mindig pontos készletet tarthatunk fent, kicsi az esélye a túlrendelésnek vagy a hiány kialakulásának.
A vállalatirányítási rendszer használatával tehát nemcsak a mindennapi beszerzési folyamatok válnak gördülékenyebbé, hanem a hosszú távú tervezés is sokkal egyszerűbb lesz.
